ซอฟท์เเวร์ประยุกต์
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้น เพื่อประยุกต์กับงานที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์จัดเก็บภาษี ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลัง ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นต้นการทำงานใดๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ จำเป็นต้องทำงานภายใต้สภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบด้วย ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำต้องทำงานภายใต้ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการเอ็มเอสดอสหรือวินโดวส์ เป็นต้น
4.5 ซอฟต์แวร์ตาตารางทำงานการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขของผู้ใช้ ด้วยการสร้างเป็นรูปแบบจำลองในลักษณะของสูตรคำนวณและสมการทางคณิตศาสตร์ มักมีการขีดเขียน คำนวณ และจดบันทึกลงในกระดาษ โดยมีเครื่องคิดเลขเป็นเครื่องมือช่วยในการคำนวณ การคำนวณตามงานที่ออกแบบหรือการค้นหาคำตอบของรูปแบบจำลองสมการที่สร้างขึ้นนับเป็นงานที่น่าเบื่อและต้องใช้ความอดทนมากพอสมควรเพราะผู้ใช้จะต้องทำการคำนวณใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำอีกหลายๆ ครั้งตามการแปรเปลี่ยนอย่างไม่หยุดนิ่งขององค์ประกอบหรือปัจจัยสำคัญของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิตและทรัพย์สินด้วยแล้ว การคำนวณต่างๆ ก็ต้องยิ่งระมัดระวังให้มีการตรวจทานเพื่อให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและแม่นยำซอฟต์แวร์สำเร็จตารางทำงาน หรือกระดาษอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือช่วยเพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขให้กับผู้ใช้ได้อย่างดี เพราะการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ จะเปรียบเหมือนกับการนั่งทำงานอยู่บนโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษแผ่นใหญ่ๆ ประกอบด้วยตารางสี่เหลี่ยมของช่องตามแนวแถวและสดมภ์จำนวนมากมายปรากฏบนจอภาพ โดยแต่ละช่องบนตารางทำงานภายในซอฟต์แวร์ตารางทำงานจะมีฟังก์ชันต่างๆ จัดมาให้เลือกใช้เรียบร้อยแล้ว เช่น ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ ฯลฯ ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้เปรียบได้กับเครื่องคิดเลขที่วางบนโต๊ะทำงาน ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลจากช่องต่างๆ บนตารางเป็นตัวแปรของฟังก์ชันหรือสูตรคำนวณ เพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ออกมา และนำไปใช้ในการคำนวณของช่องอื่นๆ ต่อไปได้อีกข้อมูลในช่องต่างๆ บนตารางทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยง่ายด้วย การสั่งงานตามคำสั่งที่ปรากฏบนรายเมนุ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนี้เปรียบได้กับการมียางลบที่ทำการลบ แล้วบันทึกค่าลงไปใหม่ ถ้าตารางทำงานนี้ไม่ถูกต้องใช้งานไม่ได้ ผู้ใช้อาจลบทั้งตารางและสร้างใหม่เหมือนการขยำกระดาษโยนใส่ถังขยะทิ้งไป แต่ถ้าตารางทำงานนี้ใช้งานได้ดีแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถทำการบันทึกข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมารใช้งานใหม่ภายหลัง
ขีดความสามารถพิเศษของตารางทำงานมีมากมาย เช่น สามารถแสดงรายงานต่างๆ ในรูปแบบที่สวยงาม พิมพ์เป็นกราฟิกภาพ หรือการแสดงผลอื่นๆ
4.6 ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล
ในสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจุบัน ข้อมูลที่มีจำนวนมากจะต้องมีการจัดเก็บและเรียกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การรวบรวมและเก็บข้อมูลไว้ด้วยกันจะช่วยไห้การเรียกค้นเพิ่มเติมหรือเปลี่ยน แปลงทำได้ง่าย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันนี้เรียกว่า ฐานข้อมูล ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูลจะช่วยไห้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน ช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จะเกิดขึ้น ช่วยขจัดความขัดแย้งของข้อมูลและสามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ง่าย เป็นต้น ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการจัดการฐานข้อมูลได้ง่าย และมีไห้เลือกใช้ได้หลายซอฟต์แวร์ โดยเน้นผู้ให้ผู้ใช้สามารถสร้างแฟ้มข้อมูล ช่วยในการจัดเก็บ การขอดู การเรียกค้น การเพิ่มเติม การลบ การจัดเรียง และการทำรายงาน การจัดเก็บข้อมูลภายใต้การทำงานของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นเรื่องทางเทคนิคภายในที่ยุ่งยากซับซ้อน ผู้ใช้งานฐานข้อมูลทั่วไป ไม่จำเป็นต้องเข้าใจ เพราะซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะดำเนินการไห้เอง นอกจากนี้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลยังสามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลใน ฐานข้อมูล ข้อมูลที่ปรากฏในฐานข้อมูลจะต้องเป็นไปตามกฎเกณฑ์ความถูกต้องเช่น เมื่อกำหนดว่าพนักงานของบริษัทแต่ละคนจะทำงานได้เพียงแผนกเดียว พนักงานนั้นจะมีชื่อไปปรากฏสังกัดแผนกอื่นไม่ได้ หรืออายุของพนักงานจะมีค่ามากกว่า 100 ปี ไม่ได้ เป็นต้นนอกจากนี้ความถูกต้องของข้อมูลจะรวมถึงว่าข้อมูลในฐานข้อมูลจะต้องสอดคล้องหรือไม่เกิดการขัดแย้งกัน เช่น วันเกิดของพนักงานที่แสดงไว้ในที่ต่าง ๆ จะต้องบันทึกไว้ตรงกันซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะต้องมีคำสั่งซึ่งอาจเลือกได้จากเมนูรายการคำสั่งเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ในการควบคุมการทำงานเมื่อมีการกำหนดกฎเกณฑ์ไว้แล้ว ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะทำหน้าที่ตรวจสอบและควบคุมความถูกต้องให้กับผู้ใช้
ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีมากมายหลายโปรแกรม ส่วนใหญ่เน้นการใช้งานที่ง่าย และใช้งานในระดับตั้งแต่ผู้ใช้คนเดียว หรือ เชื่อมโยงเป็นกลุ่ม ตลอดจนเชื่อมต่อฐานข้อมูลอื่น ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่รู้จักกันดี ได้แก่ แอกเซส ออราเคิล อินฟอร์มิกซ์ มายเอสคิวแอล เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ได้รับความนิยมใช้งานอย่างแพร่หลายในทุกวงการ ความนิยมส่วนหนึ่งมาจาก ขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประยุกต์นั้นๆ เพราะซอฟต์แวร์ที่ผลิตออกจำหน่าย ต่างพยายามแข่งขันกันหลายๆ ด้าน เช่น เรียนรู้และใช้งานได้ง่าย สนับสนุนให้ใช้กับเครื่องพิมพ์ได้ดี มีคู่มือการใช้ซอฟต์แวร์ที่อ่านเข้าใจง่าย ให้วิธีหรือขั้นตอนที่อธิบายไว้อย่างชัดเจน และมีระบบโอนย้ายข้อมูลเข้าออกกับซอฟต์แวร์อื่นได้ง่าย ซอฟต์แวร์ประยุกต์มีอยู่มากมาย อาจแบ่งได้เป็นสองประเภทใหญ่ คือ ซอฟต์แวร์ใช้เฉพาะทางและซอฟต์แวร์สำเร็จ
4.3.1 ซอฟต์แวร์ใช้เฉพาะทาง
เป็นโปรแกรมที่ได้รับการออกแบบและพัฒนาสำหรับนำไปใช้งานเฉพาะด้าน หรือในสาขาใดสาขาหนึ่งตามความต้องการของผู้ใช้ โดยที่ผู้เขียนคือโปรแกรมเมอร์ (programmer) ที่มีความสามารถในการเขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ และต้องศึกษาทำความเข้าใจเข้าใจงานและรายละเอียดของการประยุกต์นั้นเป็น อย่างดี เช่น โปรแกรมช่วยจัดการด้านการเงิน โปรแกรมช่วยจัดการบริการลูกค้า ฯลฯ ตามปกติจะไม่ค่อยได้พบเห็นซอฟต์แวร์ประเภทนี้ในท้องตลาดทั่วไป แต่จะซื้อหาได้จากผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่ายในราคาค่อนข้างสูงกว่าซอฟต์แวร์ ที่ใช้งานทั่วไป
โครงสร้างของซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจะประกอบด้วย ฐานข้อมูลเพื่อใช้เก็บข้อมูลลูกค้า และระบบหลักของงาน ภายในซอฟต์แวร์ควรจะมีส่วนทำงานประมวลคำเพื่อใช้สร้างรายงาน ติดต่อโต้ตอบจดหมาย และการนัดหมายตามกำหนดการ ลักษณะของซอฟต์แวร์เฉพาะทางนี้ มีทั้งรูปแบบที่มีผู้ใช้งานคนเดียว หรือผู้ใช้งานได้พร้อมกันหลายคน ในประเทศไทยมีการใช้ซอฟต์แวร์ประเภทใช้เฉพาะทางอยู่บ้าง ส่วนใหญ่จะเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตต่างประเทศได้ออกแบบมาเพื่อรองรับ งานด้านธุรกิจ ในที่นี้ได้รวบรวมจัดประเภทไว้ดังนี้
(1) ซอฟต์แวร์ระบบงานด้านบัญชี ได้แก่ ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินทรัพย์ถาวรและค่าเสื่อมราคาสะสม บัญชีแยกประเภททั่วไป และบัญชีเงินเดือน
(2) ซอฟต์แวร์ระบบงานจัดจำหน่าย ได้แก่ ระบบงานรับใบสั่งซื้อสินค้า ระบบงานบริหารสินค้าคงคลังและระบบงานประวัติการขาย
(3) ซอฟต์แวร์ระบบงานในโรงงานอุตสาหกรรม ได้แก่ ระบบงานกำหนดโครงสร้างผลิตภัณฑ์ การวางแผนกำลังการผลิต การคำนวณต้นทุนของงาน การประเมินผลงานของพนักงาน การวางแผนการผลิตหลัก การวางแผนความต้องการวัสดุ การควบคุมการทำงานภายในโรงงาน การกำหนดเงินทุนมาตรฐานสินค้าและการกำหนดขั้นตอนการผลิต
(4) ซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้แก่ ระบบการสร้างรายงาน การบริหารการเงิน การเช่าซื้ออสังหาริมทรัพย์ และการเช่าซื้อรถยนต์
4.3.2 ซอฟต์แวร์สำเร็จ
เป็นซอฟต์แวร์ที่มีบริษัทผู้ผลิตได้สร้างขึ้น และวางขายทั่วไป ผู้ใช้สามารถหาซื้อมาประยุกต์ใช้งานทั่วไปได้ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไปซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปซึ่งนิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งานคือ
(1) ด้านการประมวลคำ
(2) ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล หรือตารางทำงาน
(3) ด้านการเก็บและเลือกค้นข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
(4) ด้านกราฟิก และนำเสนอข้อมูล
(5) ด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
(6) ด้านการพิมพ์ตั้งโต๊ะ
(7) ด้านการลงทุนและจัดการการเงิน
(8) ด้านวิทยาศาสตร์และวิศวกรรม
(9) ด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ
ในบรรดาซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีหลายกลุ่มนี้ กลุ่มซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานมากและจำเป็นต้องมีประจำหน่วยงาน มักจะเป็นรายการแรก คือ ด้านการประมวลคำ ด้าน ตารางทำงาน ด้านระบบฐานข้อมูล และด้านกราฟิกซอฟต์แวร์สำเร็จส่วนใหญ่เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เชิงพาณิชย์ที่ นำเข้าจากต่างประเทศ ยกเว้นเฉพาะกลุ่มแรก คือ โปรแกรมประมวลคำที่ประเทศไทยมีการสร้างและพัฒนาขึ้นมาเอง เพื่อให้สามารถนำมาใช้งานร่วมกับภาษาไทย และยังมีการนำซอฟต์แวร์เดิมมาดัดแปลงและเพิ่มเติมส่วนที่ใช้งานเป็นภาษาไทย
เป็นโปรแกรมที่ได้รับการออกแบบและพัฒนาสำหรับนำไปใช้งานเฉพาะด้าน หรือในสาขาใดสาขาหนึ่งตามความต้องการของผู้ใช้ โดยที่ผู้เขียนคือโปรแกรมเมอร์ (programmer) ที่มีความสามารถในการเขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ และต้องศึกษาทำความเข้าใจเข้าใจงานและรายละเอียดของการประยุกต์นั้นเป็น อย่างดี เช่น โปรแกรมช่วยจัดการด้านการเงิน โปรแกรมช่วยจัดการบริการลูกค้า ฯลฯ ตามปกติจะไม่ค่อยได้พบเห็นซอฟต์แวร์ประเภทนี้ในท้องตลาดทั่วไป แต่จะซื้อหาได้จากผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่ายในราคาค่อนข้างสูงกว่าซอฟต์แวร์ ที่ใช้งานทั่วไป
โครงสร้างของซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจะประกอบด้วย ฐานข้อมูลเพื่อใช้เก็บข้อมูลลูกค้า และระบบหลักของงาน ภายในซอฟต์แวร์ควรจะมีส่วนทำงานประมวลคำเพื่อใช้สร้างรายงาน ติดต่อโต้ตอบจดหมาย และการนัดหมายตามกำหนดการ ลักษณะของซอฟต์แวร์เฉพาะทางนี้ มีทั้งรูปแบบที่มีผู้ใช้งานคนเดียว หรือผู้ใช้งานได้พร้อมกันหลายคน ในประเทศไทยมีการใช้ซอฟต์แวร์ประเภทใช้เฉพาะทางอยู่บ้าง ส่วนใหญ่จะเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตต่างประเทศได้ออกแบบมาเพื่อรองรับ งานด้านธุรกิจ ในที่นี้ได้รวบรวมจัดประเภทไว้ดังนี้
(1) ซอฟต์แวร์ระบบงานด้านบัญชี ได้แก่ ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินทรัพย์ถาวรและค่าเสื่อมราคาสะสม บัญชีแยกประเภททั่วไป และบัญชีเงินเดือน
(2) ซอฟต์แวร์ระบบงานจัดจำหน่าย ได้แก่ ระบบงานรับใบสั่งซื้อสินค้า ระบบงานบริหารสินค้าคงคลังและระบบงานประวัติการขาย
(3) ซอฟต์แวร์ระบบงานในโรงงานอุตสาหกรรม ได้แก่ ระบบงานกำหนดโครงสร้างผลิตภัณฑ์ การวางแผนกำลังการผลิต การคำนวณต้นทุนของงาน การประเมินผลงานของพนักงาน การวางแผนการผลิตหลัก การวางแผนความต้องการวัสดุ การควบคุมการทำงานภายในโรงงาน การกำหนดเงินทุนมาตรฐานสินค้าและการกำหนดขั้นตอนการผลิต
(4) ซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้แก่ ระบบการสร้างรายงาน การบริหารการเงิน การเช่าซื้ออสังหาริมทรัพย์ และการเช่าซื้อรถยนต์
4.3.2 ซอฟต์แวร์สำเร็จ
เป็นซอฟต์แวร์ที่มีบริษัทผู้ผลิตได้สร้างขึ้น และวางขายทั่วไป ผู้ใช้สามารถหาซื้อมาประยุกต์ใช้งานทั่วไปได้ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไปซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปซึ่งนิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งานคือ
(1) ด้านการประมวลคำ
(2) ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล หรือตารางทำงาน
(3) ด้านการเก็บและเลือกค้นข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
(4) ด้านกราฟิก และนำเสนอข้อมูล
(5) ด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
(6) ด้านการพิมพ์ตั้งโต๊ะ
(7) ด้านการลงทุนและจัดการการเงิน
(8) ด้านวิทยาศาสตร์และวิศวกรรม
(9) ด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ
ในบรรดาซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีหลายกลุ่มนี้ กลุ่มซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานมากและจำเป็นต้องมีประจำหน่วยงาน มักจะเป็นรายการแรก คือ ด้านการประมวลคำ ด้าน ตารางทำงาน ด้านระบบฐานข้อมูล และด้านกราฟิกซอฟต์แวร์สำเร็จส่วนใหญ่เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เชิงพาณิชย์ที่ นำเข้าจากต่างประเทศ ยกเว้นเฉพาะกลุ่มแรก คือ โปรแกรมประมวลคำที่ประเทศไทยมีการสร้างและพัฒนาขึ้นมาเอง เพื่อให้สามารถนำมาใช้งานร่วมกับภาษาไทย และยังมีการนำซอฟต์แวร์เดิมมาดัดแปลงและเพิ่มเติมส่วนที่ใช้งานเป็นภาษาไทย
4.4 ซอฟต์แวร์ประมวลคำ
ซอฟต์แวร์ประมวลคำเป็น ซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า คล้ายการใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษ แต่ต่างกันที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระจะเข้าไปเก็บ อยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถกำหนดปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ เช่น การกำหนดเส้นกั้นหน้าและกั้นหลัง กั้นบนและกั้นล่าง เมื่อมีการแก้ไขจนเป็นที่พอใจแล้ว สามารถสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้หลายชุดตามที่ต้องการ เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ จะมีคุณภาพดีไม่มีรอยเปื้อนจากการแก้ไขดัดแปลง
ซอฟต์แวร์ประมวลคำ มีคุณสมบัติเด่นกว่าการเตรียมเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดหลายประการ อาจจะสรุปได้ดังนี้
(1) สามารถควบคุมสั่งจัดวางรูปแบบเอกสารได้ใหม่ตามต้องการ โดยจะพิมพ์ผลลัพธ์ออกมาตามรูปแบบที่กำหนด เช่น การกำหนดจำนวนตัวอักษรในแต่ละบรรทัด การกำหนดตำแหน่งเริ่มต้นและตำแหน่งบรรทัด เป็นต้น
(2) ช่วยควบคุมให้แก้ไขดัดแปลงข้อความเป็นกลุ่ม คือสามารถสั่งทำการลบ เคลื่อนย้าย หรือสำเนาข้อความเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า จากตำแหน่งหนึ่งไปยังตำแหน่งอื่นของเอกสารได้ง่าย
(3) สามารถควบคุมการแสดงตัวอักษรของข้อความ อาจเป็นตัวเข้ม ตัวหนา ตัวเอียงและขีดเส้นใต้ที่ตำแหน่งต่างๆได้อย่างอิสระ การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์จะได้ตัวอักษรสวยงามตามต้องการ
(4) เอกสารที่จัดเตรียมไว้สามารถทำการจัดเก็บลงในแผ่นบันทึก ในรูปของแฟ้มข้อมูล และสามารถเรียกแฟ้มนั้นจากแผ่นบันทึกกลับมาลงหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อทำการแก้ไขข้อความบนจอภาพได้ทันที
(5) มีคำสั่งในการเรียกค้นคำหรือข้อความที่มีอยู่ในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น นอกจากการเรียกค้นแล้ว ยังสามารถสั่งให้มีการแทนที่คำหรือข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่ได้ทันทีอย่าง อัตโนมัติ เช่นการเปลี่ยนข้อความจาก “คอมพิวเตอร์” เป็น “ไมโครคอมพิวเตอร์” ในทุกๆ แห่งที่พบในเอกสารนั้น เป็นต้น
(6) มีคุณสมบัติให้สามารถทำการเชื่อมแฟ้มข้อความที่อาจเป็นจดหมายกับแฟ้มข้อมูล ที่เป็นชื่อหรือที่อยู่บริษัท เพื่อทำการพิมพ์เอกสารลักษณะแบบเดียวกันหลายๆ ชุดพร้อมกัน เช่น การส่งจดหมายเชิญประชุมถึงผู้จัดการบริษัทต่างๆ จำนวนมาก โดยเนื้อหาของข้อความในจดหมายทุกฉบับเหมือนกัน ต่างกันที่ชื่อบริษัท ซอฟต์แวร์ประมวลคำจะพิมพ์จดหมายให้เองครบทุกฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลงชื่อบริษัทเท่านั้นลักษณะพิเศษที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นเกณฑ์มาตรฐานทั่วไปของ ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ได้มีการพัฒนาให้ทำงานได้มากขึ้น ใช้งานได้สะดวกขึ้น ซอฟต์แวร์ประมวลคำยุคใหม่ก็ได้มีการพัฒนาเพิ่มคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมาก คุณลักษณะที่เพิ่มขึ้นได้แก่
(1) การช่วยงานด้านการตรวจสอบตัวสะกด โดยเปรียบเทียบข้อมูลกับพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บในรูปของแฟ้ม ถ้ามีการสะกดผิดก็จะมีคำที่คาดว่าถูกต้องแสดงให้เลือกพิจารณานำมาแทนที่
(2) การแสดงความหมายของคำต่างๆ ที่มีเก็บในพจนานุกรมเรียบร้อยแล้ว และการเลือกคำพ้องความหมายมาแทนที่คำเดิม
(3) การสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางได้ง่ายและสะดวก
(4) การนำรูปภาพมาผสมรวมกับข้อมูลที่มีแต่ตัวอักษร โดยจะทำงานอยู่ในภาวะกราฟิก พิมพ์ได้ทั้งตัวอักษรและรูปภาพ เราสามารถเลือกชุดแบบตัวอักษรได้หลายแบบ
(5) การช่วยงานด้านการตรวจสอบรูปแบบหรือรูปแบบของประโยค ซึ่งจะเป็นการตรวจสอบไวยากรณ์ทางภาษา และวิเคราะห์ความน่าอ่านหรือความสละสลวยของเอกสาร วิธีการของการตรวจสอบนี้จะใช้หลักวิชาทางปัญญาประดิษฐ์ว่าด้วยกฎและข้อเท็จจริงของภาษาศาสตร์ ซึ่งรูปแบบของประโยคที่โปรแกรมสามารถวิเคราะห์ได้ในปัจจุบัน จะยังอยู่ในวงจำกัดเฉพาะที่ใช้งานในวงการบริหารธุรกิจเท่านั้น
ซอฟต์แวร์ประมวลคำเป็น ซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า คล้ายการใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษ แต่ต่างกันที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระจะเข้าไปเก็บ อยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถกำหนดปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ เช่น การกำหนดเส้นกั้นหน้าและกั้นหลัง กั้นบนและกั้นล่าง เมื่อมีการแก้ไขจนเป็นที่พอใจแล้ว สามารถสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้หลายชุดตามที่ต้องการ เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ จะมีคุณภาพดีไม่มีรอยเปื้อนจากการแก้ไขดัดแปลง
ซอฟต์แวร์ประมวลคำ มีคุณสมบัติเด่นกว่าการเตรียมเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดหลายประการ อาจจะสรุปได้ดังนี้
(1) สามารถควบคุมสั่งจัดวางรูปแบบเอกสารได้ใหม่ตามต้องการ โดยจะพิมพ์ผลลัพธ์ออกมาตามรูปแบบที่กำหนด เช่น การกำหนดจำนวนตัวอักษรในแต่ละบรรทัด การกำหนดตำแหน่งเริ่มต้นและตำแหน่งบรรทัด เป็นต้น
(2) ช่วยควบคุมให้แก้ไขดัดแปลงข้อความเป็นกลุ่ม คือสามารถสั่งทำการลบ เคลื่อนย้าย หรือสำเนาข้อความเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า จากตำแหน่งหนึ่งไปยังตำแหน่งอื่นของเอกสารได้ง่าย
(3) สามารถควบคุมการแสดงตัวอักษรของข้อความ อาจเป็นตัวเข้ม ตัวหนา ตัวเอียงและขีดเส้นใต้ที่ตำแหน่งต่างๆได้อย่างอิสระ การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์จะได้ตัวอักษรสวยงามตามต้องการ
(4) เอกสารที่จัดเตรียมไว้สามารถทำการจัดเก็บลงในแผ่นบันทึก ในรูปของแฟ้มข้อมูล และสามารถเรียกแฟ้มนั้นจากแผ่นบันทึกกลับมาลงหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อทำการแก้ไขข้อความบนจอภาพได้ทันที
(5) มีคำสั่งในการเรียกค้นคำหรือข้อความที่มีอยู่ในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น นอกจากการเรียกค้นแล้ว ยังสามารถสั่งให้มีการแทนที่คำหรือข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่ได้ทันทีอย่าง อัตโนมัติ เช่นการเปลี่ยนข้อความจาก “คอมพิวเตอร์” เป็น “ไมโครคอมพิวเตอร์” ในทุกๆ แห่งที่พบในเอกสารนั้น เป็นต้น
(6) มีคุณสมบัติให้สามารถทำการเชื่อมแฟ้มข้อความที่อาจเป็นจดหมายกับแฟ้มข้อมูล ที่เป็นชื่อหรือที่อยู่บริษัท เพื่อทำการพิมพ์เอกสารลักษณะแบบเดียวกันหลายๆ ชุดพร้อมกัน เช่น การส่งจดหมายเชิญประชุมถึงผู้จัดการบริษัทต่างๆ จำนวนมาก โดยเนื้อหาของข้อความในจดหมายทุกฉบับเหมือนกัน ต่างกันที่ชื่อบริษัท ซอฟต์แวร์ประมวลคำจะพิมพ์จดหมายให้เองครบทุกฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลงชื่อบริษัทเท่านั้นลักษณะพิเศษที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นเกณฑ์มาตรฐานทั่วไปของ ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ได้มีการพัฒนาให้ทำงานได้มากขึ้น ใช้งานได้สะดวกขึ้น ซอฟต์แวร์ประมวลคำยุคใหม่ก็ได้มีการพัฒนาเพิ่มคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมาก คุณลักษณะที่เพิ่มขึ้นได้แก่
(1) การช่วยงานด้านการตรวจสอบตัวสะกด โดยเปรียบเทียบข้อมูลกับพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บในรูปของแฟ้ม ถ้ามีการสะกดผิดก็จะมีคำที่คาดว่าถูกต้องแสดงให้เลือกพิจารณานำมาแทนที่
(2) การแสดงความหมายของคำต่างๆ ที่มีเก็บในพจนานุกรมเรียบร้อยแล้ว และการเลือกคำพ้องความหมายมาแทนที่คำเดิม
(3) การสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางได้ง่ายและสะดวก
(4) การนำรูปภาพมาผสมรวมกับข้อมูลที่มีแต่ตัวอักษร โดยจะทำงานอยู่ในภาวะกราฟิก พิมพ์ได้ทั้งตัวอักษรและรูปภาพ เราสามารถเลือกชุดแบบตัวอักษรได้หลายแบบ
(5) การช่วยงานด้านการตรวจสอบรูปแบบหรือรูปแบบของประโยค ซึ่งจะเป็นการตรวจสอบไวยากรณ์ทางภาษา และวิเคราะห์ความน่าอ่านหรือความสละสลวยของเอกสาร วิธีการของการตรวจสอบนี้จะใช้หลักวิชาทางปัญญาประดิษฐ์ว่าด้วยกฎและข้อเท็จจริงของภาษาศาสตร์ ซึ่งรูปแบบของประโยคที่โปรแกรมสามารถวิเคราะห์ได้ในปัจจุบัน จะยังอยู่ในวงจำกัดเฉพาะที่ใช้งานในวงการบริหารธุรกิจเท่านั้น
4.5 ซอฟต์แวร์ตาตารางทำงานการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขของผู้ใช้ ด้วยการสร้างเป็นรูปแบบจำลองในลักษณะของสูตรคำนวณและสมการทางคณิตศาสตร์ มักมีการขีดเขียน คำนวณ และจดบันทึกลงในกระดาษ โดยมีเครื่องคิดเลขเป็นเครื่องมือช่วยในการคำนวณ การคำนวณตามงานที่ออกแบบหรือการค้นหาคำตอบของรูปแบบจำลองสมการที่สร้างขึ้นนับเป็นงานที่น่าเบื่อและต้องใช้ความอดทนมากพอสมควรเพราะผู้ใช้จะต้องทำการคำนวณใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำอีกหลายๆ ครั้งตามการแปรเปลี่ยนอย่างไม่หยุดนิ่งขององค์ประกอบหรือปัจจัยสำคัญของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิตและทรัพย์สินด้วยแล้ว การคำนวณต่างๆ ก็ต้องยิ่งระมัดระวังให้มีการตรวจทานเพื่อให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและแม่นยำซอฟต์แวร์สำเร็จตารางทำงาน หรือกระดาษอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือช่วยเพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขให้กับผู้ใช้ได้อย่างดี เพราะการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ จะเปรียบเหมือนกับการนั่งทำงานอยู่บนโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษแผ่นใหญ่ๆ ประกอบด้วยตารางสี่เหลี่ยมของช่องตามแนวแถวและสดมภ์จำนวนมากมายปรากฏบนจอภาพ โดยแต่ละช่องบนตารางทำงานภายในซอฟต์แวร์ตารางทำงานจะมีฟังก์ชันต่างๆ จัดมาให้เลือกใช้เรียบร้อยแล้ว เช่น ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ ฯลฯ ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้เปรียบได้กับเครื่องคิดเลขที่วางบนโต๊ะทำงาน ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลจากช่องต่างๆ บนตารางเป็นตัวแปรของฟังก์ชันหรือสูตรคำนวณ เพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ออกมา และนำไปใช้ในการคำนวณของช่องอื่นๆ ต่อไปได้อีกข้อมูลในช่องต่างๆ บนตารางทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยง่ายด้วย การสั่งงานตามคำสั่งที่ปรากฏบนรายเมนุ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนี้เปรียบได้กับการมียางลบที่ทำการลบ แล้วบันทึกค่าลงไปใหม่ ถ้าตารางทำงานนี้ไม่ถูกต้องใช้งานไม่ได้ ผู้ใช้อาจลบทั้งตารางและสร้างใหม่เหมือนการขยำกระดาษโยนใส่ถังขยะทิ้งไป แต่ถ้าตารางทำงานนี้ใช้งานได้ดีแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถทำการบันทึกข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมารใช้งานใหม่ภายหลัง
ขีดความสามารถพิเศษของตารางทำงานมีมากมาย เช่น สามารถแสดงรายงานต่างๆ ในรูปแบบที่สวยงาม พิมพ์เป็นกราฟิกภาพ หรือการแสดงผลอื่นๆ
4.6 ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล
ในสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจุบัน ข้อมูลที่มีจำนวนมากจะต้องมีการจัดเก็บและเรียกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การรวบรวมและเก็บข้อมูลไว้ด้วยกันจะช่วยไห้การเรียกค้นเพิ่มเติมหรือเปลี่ยน แปลงทำได้ง่าย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันนี้เรียกว่า ฐานข้อมูล ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูลจะช่วยไห้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน ช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จะเกิดขึ้น ช่วยขจัดความขัดแย้งของข้อมูลและสามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ง่าย เป็นต้น ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการจัดการฐานข้อมูลได้ง่าย และมีไห้เลือกใช้ได้หลายซอฟต์แวร์ โดยเน้นผู้ให้ผู้ใช้สามารถสร้างแฟ้มข้อมูล ช่วยในการจัดเก็บ การขอดู การเรียกค้น การเพิ่มเติม การลบ การจัดเรียง และการทำรายงาน การจัดเก็บข้อมูลภายใต้การทำงานของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นเรื่องทางเทคนิคภายในที่ยุ่งยากซับซ้อน ผู้ใช้งานฐานข้อมูลทั่วไป ไม่จำเป็นต้องเข้าใจ เพราะซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะดำเนินการไห้เอง นอกจากนี้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลยังสามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลใน ฐานข้อมูล ข้อมูลที่ปรากฏในฐานข้อมูลจะต้องเป็นไปตามกฎเกณฑ์ความถูกต้องเช่น เมื่อกำหนดว่าพนักงานของบริษัทแต่ละคนจะทำงานได้เพียงแผนกเดียว พนักงานนั้นจะมีชื่อไปปรากฏสังกัดแผนกอื่นไม่ได้ หรืออายุของพนักงานจะมีค่ามากกว่า 100 ปี ไม่ได้ เป็นต้นนอกจากนี้ความถูกต้องของข้อมูลจะรวมถึงว่าข้อมูลในฐานข้อมูลจะต้องสอดคล้องหรือไม่เกิดการขัดแย้งกัน เช่น วันเกิดของพนักงานที่แสดงไว้ในที่ต่าง ๆ จะต้องบันทึกไว้ตรงกันซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะต้องมีคำสั่งซึ่งอาจเลือกได้จากเมนูรายการคำสั่งเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ในการควบคุมการทำงานเมื่อมีการกำหนดกฎเกณฑ์ไว้แล้ว ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะทำหน้าที่ตรวจสอบและควบคุมความถูกต้องให้กับผู้ใช้
ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีมากมายหลายโปรแกรม ส่วนใหญ่เน้นการใช้งานที่ง่าย และใช้งานในระดับตั้งแต่ผู้ใช้คนเดียว หรือ เชื่อมโยงเป็นกลุ่ม ตลอดจนเชื่อมต่อฐานข้อมูลอื่น ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่รู้จักกันดี ได้แก่ แอกเซส ออราเคิล อินฟอร์มิกซ์ มายเอสคิวแอล เป็นต้น
4.7 ซอฟต์แวร์นำเสนอ
การนำเสนอข้อมูลตัวเลข โดยปกติจะอยู่ในรูปของตารางเป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีนำเสนอข้อมูลที่ดี เพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบาก ไม่สมบูรณ์ การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจ สื่อความหมายได้กระจ่างชัด และเข้าใจง่ายในปัจจุบันนิยมนำข้อมูลมาเขียนเป็นแผนภูมิหรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติ ได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่แล้วจึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิ ซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้ จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจ หรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์ แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพราะจะต้องให้เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจผู้พบเห็นปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ด้านการนำเสนอให้เลือกใช้มาก ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะเน้นการใช้งานที่ง่ายและสะดวก มีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูล การปรับแต่งและจัดรูปแบบแผนภูมิใหม่สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง 1 หรือ 2 คำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่น จากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงานมาแสดงแผนภูมิได้ด้วยแผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจนและละเอียดไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์ การสร้างปรับแต่งภาพก็สามารถทำได้รวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูลและนำผลออกทางเครื่องพิมพ์ เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้ซอฟต์แวร์ด้านการนำเสนอ แบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบ ซอฟต์แวร์การนำเสนอเชิงธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห์และเสนอข้อมูลในรูปของแผนภูมิ โดยสามารถปรับแต่งรูปแผนภูมิให้สวยงามเพื่อนำเสนอและจูงใจผู้ชม
โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้คือ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่ และแผนภูมิสูงต่ำในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่อง สามารถเลือกขนาดและชุดแบบอักษร เลือกสีหรือแถบระบายของแท่งหรือชิ้นส่วนแผนภูมิ และแทรกภาพสัญลักษณ์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้า สามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่น รับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้ เพื่อความสะดวกในการใช้งานนำเสนอเชิงธุรกิจอีกด้วย
การนำเสนอข้อมูลตัวเลข โดยปกติจะอยู่ในรูปของตารางเป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีนำเสนอข้อมูลที่ดี เพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบาก ไม่สมบูรณ์ การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจ สื่อความหมายได้กระจ่างชัด และเข้าใจง่ายในปัจจุบันนิยมนำข้อมูลมาเขียนเป็นแผนภูมิหรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติ ได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่แล้วจึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิ ซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้ จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจ หรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์ แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพราะจะต้องให้เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจผู้พบเห็นปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ด้านการนำเสนอให้เลือกใช้มาก ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะเน้นการใช้งานที่ง่ายและสะดวก มีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูล การปรับแต่งและจัดรูปแบบแผนภูมิใหม่สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง 1 หรือ 2 คำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่น จากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงานมาแสดงแผนภูมิได้ด้วยแผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจนและละเอียดไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์ การสร้างปรับแต่งภาพก็สามารถทำได้รวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูลและนำผลออกทางเครื่องพิมพ์ เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้ซอฟต์แวร์ด้านการนำเสนอ แบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบ ซอฟต์แวร์การนำเสนอเชิงธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห์และเสนอข้อมูลในรูปของแผนภูมิ โดยสามารถปรับแต่งรูปแผนภูมิให้สวยงามเพื่อนำเสนอและจูงใจผู้ชม
โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้คือ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่ และแผนภูมิสูงต่ำในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่อง สามารถเลือกขนาดและชุดแบบอักษร เลือกสีหรือแถบระบายของแท่งหรือชิ้นส่วนแผนภูมิ และแทรกภาพสัญลักษณ์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้า สามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่น รับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้ เพื่อความสะดวกในการใช้งานนำเสนอเชิงธุรกิจอีกด้วย
4.8 ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก
ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกเป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เหมือนกระดานหรือสมุดวาดเขียนที่ผู้ใช้สามารถสร้างภาพเขียนได้ และมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวาดรูป เช่น ปากกาช่วยวาดลายเส้น พู่กันระบายสี และยางลบช่วยลบลายเส้นหรือสีที่ไม่ต้องการได้นอกจากนี้สามารถนำแฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพที่ถ่ายโดยใช้กล้องถ่ายรูปดิจิตอลมาแก้ไขตกแต่งได้ โดยซอฟต์แวร์จะมีเครื่องมือที่สามารถปรับเปลี่ยนความเข้มของแสง ปรับเปลี่ยนความแตกต่างของสีวัตถุในภาพ และสามารถตัดแปะองค์ประกอบของภาพหลาย ๆ ภาพ มาสร้างเป็นภาพใหม่ได้เหมือนการสร้างศิลปะ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของภาพ ลักษณะของสีให้มีพื้นสีแบบต่าง ๆ ได้ ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกที่เป็นที่นิยม เช่น โปรแกรมโฟโทชอพ (PhotoShop) โปรแกรมเพนท์บรัช (Paint Brush) โปรแกรมเพนท์ชอพ (Paint Shop)
ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกบางโปรแกรม สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์นำเข้าสแกนเนอร์ เพื่อจัดการนำเข้าข้อมูล โดยแปลงข้อมูลรูปภาพให้เป็นข้อมูลแบบดิจิตอล และจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลเพื่อนำมาแก้ไขต่อไป
ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกเป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เหมือนกระดานหรือสมุดวาดเขียนที่ผู้ใช้สามารถสร้างภาพเขียนได้ และมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวาดรูป เช่น ปากกาช่วยวาดลายเส้น พู่กันระบายสี และยางลบช่วยลบลายเส้นหรือสีที่ไม่ต้องการได้นอกจากนี้สามารถนำแฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพที่ถ่ายโดยใช้กล้องถ่ายรูปดิจิตอลมาแก้ไขตกแต่งได้ โดยซอฟต์แวร์จะมีเครื่องมือที่สามารถปรับเปลี่ยนความเข้มของแสง ปรับเปลี่ยนความแตกต่างของสีวัตถุในภาพ และสามารถตัดแปะองค์ประกอบของภาพหลาย ๆ ภาพ มาสร้างเป็นภาพใหม่ได้เหมือนการสร้างศิลปะ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของภาพ ลักษณะของสีให้มีพื้นสีแบบต่าง ๆ ได้ ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกที่เป็นที่นิยม เช่น โปรแกรมโฟโทชอพ (PhotoShop) โปรแกรมเพนท์บรัช (Paint Brush) โปรแกรมเพนท์ชอพ (Paint Shop)
ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกบางโปรแกรม สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์นำเข้าสแกนเนอร์ เพื่อจัดการนำเข้าข้อมูล โดยแปลงข้อมูลรูปภาพให้เป็นข้อมูลแบบดิจิตอล และจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลเพื่อนำมาแก้ไขต่อไป
4.9 ซอฟต์แวร์ติดต่อสื่อสาร
เมื่อระบบอินเทอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทสำคัญในการใช้ทำงานและการใช้งานคอมพิวเตอร์ของมนุษย์มากขึ้น และมีบริการหรือการประยุกต์ทำงานหลาย ๆ อย่างบนระบบอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์จากซีกโลกหนึ่งสามารถเลือกค้นหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลในอีซีกโลกหนึ่งได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้การติดต่อสื่อสารไม่ว่าในรูปของการส่งข้อความหรือการติดต่อด้วยเสียงก็สามารถทำได้ ความสะดวกสบายเหล่านี้ล้วนแต่ต้องอาศัยซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำหน้าที่จัดการทั้งสิ้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ในกลุ่มติดต่อสื่อสารที่มีใช้งานเป็นหลักในสังคมปัจจุบัน คือ ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บ (Web Browser)ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถสืบค้นและแสดงสารสนเทศที่นำเสนอในรูปของเว็บเพจ (Web Page) ได้ โดยที่สารสนเทศดังกล่าวอาจเป็นสารสนเทศที่เก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บรรจุซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บหรืออยู่ที่เครื่องแม่ข่าย (Web Server) ที่ให้บริการเผยแพร่สารสนเทศบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สารสนเทศเหล่านั้นอาจอยู่ในรูปของข้อความ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว โดยซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บมีหน้าที่ติดต่อกับระบบเก็บข้อมูลที่เครื่องแม่ข่าย รับคำสั่งจากเครื่องที่ใช้งานอยู่แล้ว เรียกดึงข้อมูลที่อยู่ในเครื่องแม่ข่ายมาแสดงผลบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ชนิดนี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้ถ่ายโอนข้อมูลระหว่างเครื่องแม่ข่ายและลูกข่ายได้ ทั้งการส่งข้อมูลที่ต้องการเผยแพร่จากเครื่องลูกข่ายไปยังเครื่องแม่ข่ายที่เรียกว่า “การบรรจุขึ้น” (Upload) และการถ่ายโอนข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการจากเครื่องแม่ข่ายมาไว้ในเครื่องลูกข่ายที่เรียกว่า “การบรรจุลง” (Download) และในปัจจุบันผู้ใช้สามารถรับ-ส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางซอฟต์แวร์ชนิดนี้ได้อีกด้วยการค้นสารสนเทศโดยใช้ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บนี้มีด้วยกัน 2 แบบ ได้แก่ “การสืบค้น” (Browser) ซึ่งเป็นการเปิดดูเอกสารที่นำเสนออยู่บนเว็บไปเรื่อย ๆ โดยเอกสารเหล่านั้นมีการเชื่อมโยง (Link) กันอยู่ ผู้ใช้สามารถค้นข้อมูลได้โดยการเลือกเปิดดูเอกสารตามการเชื่อมโยงเหล่านั้น และอีกแบบหนึ่งที่เรียกว่า “การค้นหา” (Search) เป็นการค้นหาสารสนเทศเฉพาะหัวข้อที่ต้องการ การค้นหาต้องใช้ระบบที่เรียกว่า “โปรแกรมค้นหา” (Search Engine) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยในการค้นหาเอกสารหรือบทความที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้ใช้สนใจ โดยใช้ “คำสำคัญ” (Keyword) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าสู่ระบบ และระบบจะนำคำสำคัญไปเปรียบเทียบกับคำในเอกสารต่าง ๆ ที่เผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต และแสดงผลการค้นหาแก่ผู้ใช้
เมื่อระบบอินเทอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทสำคัญในการใช้ทำงานและการใช้งานคอมพิวเตอร์ของมนุษย์มากขึ้น และมีบริการหรือการประยุกต์ทำงานหลาย ๆ อย่างบนระบบอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์จากซีกโลกหนึ่งสามารถเลือกค้นหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลในอีซีกโลกหนึ่งได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้การติดต่อสื่อสารไม่ว่าในรูปของการส่งข้อความหรือการติดต่อด้วยเสียงก็สามารถทำได้ ความสะดวกสบายเหล่านี้ล้วนแต่ต้องอาศัยซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำหน้าที่จัดการทั้งสิ้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ในกลุ่มติดต่อสื่อสารที่มีใช้งานเป็นหลักในสังคมปัจจุบัน คือ ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บ (Web Browser)ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถสืบค้นและแสดงสารสนเทศที่นำเสนอในรูปของเว็บเพจ (Web Page) ได้ โดยที่สารสนเทศดังกล่าวอาจเป็นสารสนเทศที่เก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บรรจุซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บหรืออยู่ที่เครื่องแม่ข่าย (Web Server) ที่ให้บริการเผยแพร่สารสนเทศบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สารสนเทศเหล่านั้นอาจอยู่ในรูปของข้อความ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว โดยซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บมีหน้าที่ติดต่อกับระบบเก็บข้อมูลที่เครื่องแม่ข่าย รับคำสั่งจากเครื่องที่ใช้งานอยู่แล้ว เรียกดึงข้อมูลที่อยู่ในเครื่องแม่ข่ายมาแสดงผลบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ชนิดนี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้ถ่ายโอนข้อมูลระหว่างเครื่องแม่ข่ายและลูกข่ายได้ ทั้งการส่งข้อมูลที่ต้องการเผยแพร่จากเครื่องลูกข่ายไปยังเครื่องแม่ข่ายที่เรียกว่า “การบรรจุขึ้น” (Upload) และการถ่ายโอนข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการจากเครื่องแม่ข่ายมาไว้ในเครื่องลูกข่ายที่เรียกว่า “การบรรจุลง” (Download) และในปัจจุบันผู้ใช้สามารถรับ-ส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางซอฟต์แวร์ชนิดนี้ได้อีกด้วยการค้นสารสนเทศโดยใช้ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บนี้มีด้วยกัน 2 แบบ ได้แก่ “การสืบค้น” (Browser) ซึ่งเป็นการเปิดดูเอกสารที่นำเสนออยู่บนเว็บไปเรื่อย ๆ โดยเอกสารเหล่านั้นมีการเชื่อมโยง (Link) กันอยู่ ผู้ใช้สามารถค้นข้อมูลได้โดยการเลือกเปิดดูเอกสารตามการเชื่อมโยงเหล่านั้น และอีกแบบหนึ่งที่เรียกว่า “การค้นหา” (Search) เป็นการค้นหาสารสนเทศเฉพาะหัวข้อที่ต้องการ การค้นหาต้องใช้ระบบที่เรียกว่า “โปรแกรมค้นหา” (Search Engine) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยในการค้นหาเอกสารหรือบทความที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้ใช้สนใจ โดยใช้ “คำสำคัญ” (Keyword) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าสู่ระบบ และระบบจะนำคำสำคัญไปเปรียบเทียบกับคำในเอกสารต่าง ๆ ที่เผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต และแสดงผลการค้นหาแก่ผู้ใช้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น